- מתי באחרונה הצלחתם לאתר משהו בארכיון?
- מה הסיכוי שתצליחו למצוא מסמך שאוחסן לפני עשרים שנה בארכיון?
- יש עוד מישהו בארגון מלבד מנהל הארכיון שמבין את שיטת התיוק של החומרים בארכיון?
- יש לכם מושג אם חלק מהתיקים שבארכיון הושאלו למישהו? מתי? מתי עליו להחזיר את החומר?
- ידוע לכם אם המסמכים שבארכיון מאוחסנים פעם אחת או עשר פעמים?
- מתי בדקתם באחרונה אם המסמכים שבארכיון נחוצים לארגון? אולי אתם משלמים על מקום בארכיון החיצוני על מסמכים שאפשר לשלוח לביעור*?
- הידעתם שאפשר לבער* את מרבית חומרי הנהלת החשבונות ואת טופסי שכר העובדים לאחר 5 שנים? אם כך, למה הם תופסים מקום יקר בארכיון החיצוני?
* ביעור (Destruction) – תהליך של השמדת רשומות אשר שנות השמירה שלהן עברו.
יש לנו פתרון בשבילכם,
שיעשה לכם סדר
יחסוך לכם כסף
ויחזיר את השליטה לידיכם
בראב מחשבים מציעה לכם את
ARC-HIVE - תוכנה אינטגרטיבית לניהול הארכיון המותאמת לארגונים גדולים.
אין צורך לשלם על מקום בארכיון החיצוני, אם הגיע זמן הביעור של חלק גדול מהתיקים, ובחלקו האחר של התיקים קיימות כפילויות של מידע.
המערכת החכמה שלנו
מפחיתה משמעותית את עלויות הגניזה ו
מחזירה לכם את השליטה הממוחשבת בנתונים שלכם.
מעתה ואילך המידע בידיים שלכם, וההוצאות המיותרות על אחסון מידע מאחוריכם.
המערכת מאפשרת לכל אדם בארגון, מפקיד זוטר ועד המנכ"ל, ליהנות מ
מערכת ידידותית למשתמש, שמבצעת, בין השאר:
- חיפוש תיקים פשוט
- הערכת מצב גרפית מדויקת בכל רגע נתון לגבי הכמות והמיקום של האזורים הפנויים שנותרו בארכיון
- הוצאת דוחות בכל רגע נתון על התיקים שאפשר להוציא לביעור
- הכנת תיקים לאחסון בארכיון
- ניהול השאלות והחזרות של תיקים – המערכת תתריע כאשר תיקים לא יוחזרו בזמן
- ארגון ושמירה על סודיות – החומרים בארכיון מסודרים על פי מחלקות. כל מחלקה יכולה להפנות לתוכנה שאילתות רק לגבי חומרים שהיא העבירה לארכיון
"בעלות על מאגר של ידע, זהו אושר לא קטן"
סוקרטס
הידעתם?
חיסכון של 15% בעלויות הגניזה שקול לחיסכון של כ-300 אלף שקלים לארגון בשנה.
*מתייחס לארגון המפקיד מאה אלף מיכלים בארכיון/מגנזה חיצוני/ת, כאשר מחיר אחסון מיכל 20 שקלים
עם מגנזות חיצוניות לא פוחתות הבעיות
אין לכם מקום במשרדים לארכיון והחלטתם למקם אותו בארכיון חיצוני (מגנזה חיצונית)?
חשבתם שאם הם פותרים לכם את בעיית המקום הם גם דואגים לאינטרסים שלכם?
תשכחו מזה...
מגנזות חיצוניות גובות כסף עבור כל מיכל אחסון. כאשר עובדי המגנזות מקלידים את המידע לגבי התיקיות המאוכסנות, בעבורכם,
הם לא ידאגו לחסכון במקום ולביעור של המסמכים המיותרים. אחרי הכול, מכירת מקומות אחסון היא מקור הפרנסה שלהם.
רק עם תוכנת ARCHIVE תוכלו לדאוג לאינטרסים הכלכליים של הארגון שלכם.
רוצים לחסוך לארגון שלכם הוצאות מיותרות? עבדו עם המגנזות החיצוניות בתמיכה מיחשובית שלנו.
רק באופן זה תקבלו
התראות על תיקים שהגיע זמנם לביעור, על כפילויות ועל השאלות.
רק כך מובטחת שליטה שלכם על הנכס החשוב ביותר של הארגון – המידע.
הארגונים שבחרו ARC-HIVE:
- התעשייה האווירית
- צים- חברת השיט הישראלית
- נמל אשדוד
- אלתא מערכות
- אוניברסיטת בר-אילן
- מכללת עמק יזרעאל
- שרות בתי הסוהר
- רשת חנויות גראס
- בז"ן
- מגדל
